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如何做好辦公物業(yè)管理Add date：2009-09-12 03:40:05 | Browse：6397
物業(yè)管理工作已是先行工作中比較流行和熱門的工作了，人們對物業(yè)公司的選擇要求越來越高，越來越專業(yè)。如何做好辦公樓物業(yè)管理工作，實現(xiàn)從事物業(yè)管理工作的企業(yè)一直在分析和探討的一個問題，也是當前物業(yè)管理必須重視和提升的一項重要工作。如何做好辦公樓的物業(yè)管理工作呢，競購一段時間的實踐得出以下觀點。首先，我們應當選擇好合理的開發(fā)市場，確定好管理的目標，明確從事物業(yè)管理的職責和任務，并對現(xiàn)行的管理對象進行認真分析和研究，尋求提升物業(yè)管理質量的途徑和管理的方法，進而提升公司的知名度與美譽度，提升企業(yè)的品牌效應，促進物業(yè)管理工作的開展。一、 確定管理對象
因物業(yè)管理工作較為復雜和多變，要想在物業(yè)管理工作方面站穩(wěn)腳跟，首先應根據(jù)自身的條件和所處的環(huán)境，選擇好管理的目標和群體，正確把握市場的定位和發(fā)展趨向。因寫字樓和住宅樓的物業(yè)管理工作較為復雜，要求人員配備數(shù)量較多，技術操作和人員管理綜合性較強，外界因素較為普遍，為了更好地開展物業(yè)管理工作，首先從一方面入手，集中精力，全心投入做好物業(yè)管理工作。因辦公樓要求從事物業(yè)管理的人員綜合性、守紀性要強，而且要求從事物業(yè)管理工作的人員素質高，工作標準、工作效率高，規(guī)范性強，諸如此類的要求與我們酒店的各項要求較為吻合，且從事辦公樓工作的人員多位政府人員，各項工作要求私密性較強，酒店的管理與之相符合。雙方的工作和選擇特點決定了彼此的核選擇與合作。
二、明確物業(yè)管理的職責
后勤管理與后勤服務是各辦公機關工作的基石，物業(yè)管理在辦公機關后勤工作中有占有相當重要的地位。從目前物業(yè)管理工作情況看，主要體現(xiàn)在以下五方面的任務：
1、房屋的維護與管理。辦公樓交付使用之后，由于受自然因素、使用因素、生物因素、地理因素、災害因素的相互交叉的影響，房屋會逐漸陳舊、破損，使用價值也會逐漸降低。為了延緩這個過程，就需要對辦公用房進行維護、保養(yǎng)和修繕，以保持辦公房原有的使用功能，防止、減少和控制其破損，使物業(yè)管理達到保值、增值的目的，這是最常見的內容之一。
2、實施設備的管理。即一定的科學管理程序和制度，按照一定的技術管理要求，對各種設備的日常運行進行有效的管理，主要包括給排水、空調、消防、配電供應、圖像監(jiān)控、報警及電梯的管理等。
3、清潔衛(wèi)生管理。主要是公共部位衛(wèi)生保潔，領導辦公室、會議室、接待室、閱覽室、活動室的清潔等服務，為業(yè)主提供清潔的環(huán)境。
4、內部會議，來客接待的服務管理。主要是為會議及與會者在會前會中提供服務，包括會場布置、會議前的服務、花卉的擺放、音響操作等。通過接待服務，展現(xiàn)服務員的風貌，提升企業(yè)的品牌形象。
5、治安保衛(wèi)及消防管理。主要是門衛(wèi)、安全、監(jiān)控及停車場的管理。這項工作在物業(yè)管理中占有重要的地位，存在管理難度大，服務性比較強。
通過以上五方面的管理服務，為業(yè)主提供一個整潔、舒適、文明、安全、方便的辦公環(huán)境。
三、了解物業(yè)管理的特點
辦公的物業(yè)管理有著與住宅及其它物業(yè)管理不同的特點，全面細致地了解辦公樓物業(yè)管理的特點才能更好的開展工作，使各項工作得以持續(xù)健康地開展，具體體現(xiàn)以下幾點：
1、技術密集。隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，辦公自動化程度越來越高，辦公樓內的各種設備、設施日益先進，不但維修程度增大，而且對管理人員、專業(yè)人員的要求也較一般其他物業(yè)管理人員要高。所以在人員選擇上專業(yè)對口、業(yè)務精湛，因人而異地進行選擇和安置。
2、政務活動頻繁。辦公樓是政務活動場所，會議多、來訪客人多、聯(lián)系工作的人員多，安全管理及衛(wèi)生服務的任務是一般住宅物業(yè)管理所不能相比的。要求保衛(wèi)人員的警覺性和責任心要強，對于來訪的人員嚴格按照辦公樓內部接待要求進行實施，詳細地做好記錄工作。衛(wèi)生清理應及時、標準高、質量保持性要強，做到隨時、隨地，專人進行清理，確保各部位、各區(qū)域衛(wèi)生的標準化。
3、涉密性強。辦公樓服務的對象多市政府機關領導的活動、內外的交往、文件的制發(fā)與傳閱，會議的內容從商業(yè)角度看有一定的機密性，安全及保密管理非常重要。
4、服務管理要求高。領導參加的會議服務、衛(wèi)生保潔要按照星級飯店標準要求進行服務，這也是酒店行業(yè)所從事這項工作的優(yōu)勢所在。在此期間要求供電通訊不能間斷，有時節(jié)假日、休息日要正常運轉，這不僅加大了服務人員的工作量，而且要求服務人員具有較高的服務技能及較強的服務意識和敬業(yè)奉獻精神。
四、掌握辦公樓物業(yè)管理質量提升的因素
1、抓在崗人員素質。物業(yè)管理因人員分配比較分散，所擔負的工作也較為分散，受到總多人的監(jiān)督與檢驗。工作一旦發(fā)生失誤就會“通天”。人員的分散性、任務的特殊性、失誤的公開性，要求我們必須重視人員素質的培養(yǎng)。一是，工作人員直接為領導服務、為機關服務、為基層服務，保潔工還直接接觸到領導辦公室，涉密性強，所以在人員選進上應注意文化程度和外在氣質上的要求。在政治上要求嚴格，以保證隊伍的純潔性。二是，抓好思想教育關，以職業(yè)道德教育為重點，抓好社會公德、職業(yè)道德的教育工作。以增強服務意識、責任意識，樹立主人翁思想和精神，使其自覺做好服務工作，即便是在無人監(jiān)督的情況下，也能自覺按照規(guī)程操作、規(guī)范服務。三是，做好跟蹤督導工作，對所有人員進行工作、思想的考察，及時發(fā)現(xiàn)問題，對所出現(xiàn)的錯誤，不姑息遷就，嚴格按照制度規(guī)定予以處理。
2、抓好服務技能工作。有些人錯誤的認為物業(yè)管理就是“掃掃地”、“倒倒水”、“換換燈泡”，不需要技術，只要出點力就行了。如不克服這些錯誤的觀念，就會忽視技術人才的引進使用，導致技術力量薄弱、服務質量低下的局面。現(xiàn)代辦公樓一般都是智能型的，設施設備自動化程度高，技術含量也搞。實踐證明，物業(yè)管理運作過程中涉及的知識面很寬，技術要求也高。不能光憑良好的愿望，還要有真本領，通過不同形式的培訓提高在職服務人員的業(yè)務技能。
3、緊抓物業(yè)維護質量。設施設備的維護與保養(yǎng)，充分發(fā)揮物業(yè)設備的使用價值在平時的日常工作中應做好以下三點工作：
(1)主動安排預防性維修。對所有的設施設備制定好日常的周期性保養(yǎng)和維修計劃， 定期進行維修、預防問題的出現(xiàn)。
(2)及時完成日常性維修。對于日常所報修和檢查過程中所出現(xiàn)的問題，應及時有效地進行修理，確保損失最小化。對突發(fā)故障，組織人員盡快搶修，做到隨叫隨到、隨報隨修，分秒必爭，不影響使用，讓大家滿意。
(3)認真進行改善性維修。有些設施由于設計上的缺陷或由于人員辦公情況上的變化，導致各別部位的的維修和改善，這種情況應本著既要量力而行，又要滿足大家需要的精神盡力做好。
4、緊抓內部服務管理
物業(yè)管理是一個系統(tǒng)管理工程，有許多子系統(tǒng)構成，全方位的管理總體系。要想使物業(yè)管理達到高效益、高水平，就必須強調規(guī)范、注重個性，著力提升服務水準，著力抓好以下幾方面的工作：
(1)服務規(guī)范化。實施規(guī)范服務，減少隨意性，降低失誤性，增強主動性。加強工作人員的禮貌服務規(guī)范，從禮貌到個性服務都應作具體要求，即有量的規(guī)定，又有質的要求，使每個服務人員對自己的服務工作不但在思想上有個“度”的概念，而且在實施中有了“量”的目標，是服務工作上軌道、上水平。
(2)操作目標化。主要是設備操作、衛(wèi)生保潔、安全巡視等工作目標。只有主要工作都制定了目標要求，才能有效地避免失誤， 減少事故的發(fā)生，保證服務質量。
(3)管理制度化。從事物業(yè)管理工作首相應致力于制度建設，制定相應的管理制度，組織人員認真學習，貫徹落實，使物業(yè)管理工作在制度化方面邁出較大的步伐。
5、抓好質量目標考核
辦公樓物業(yè)管理的主要任務就是抓好質量目標，主要從設施設備的完好率、衛(wèi)生質量的達標率、服務質量的滿意率、事故差錯率上入手，嚴格把關，使各項工作有效不紊地開展。
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